IP und Kommerzialisierung
Von der Erfindungsmeldung zur Lizenz: ein nachvollziehbarer Workflow
Von der Erfindungsmeldung zur Lizenz: wie Transferstellen Bewertung, Ausschuss, Schutz und Vermarktung steuern und Vertraulichkeit und Offenlegung wahren.
Eine Erfindung erreicht den Markt über eine Kette von Entscheidungen: Jemand meldet sie, die Transferstelle (TTO) prüft sie, Fachleute bewerten sie, ein Ausschuss berät, die Einrichtung entscheidet, und erst dann folgen Schutz, Vermarktung und Lizenzierung. Nachvollziehbar ist diese Kette, wenn jeder Schritt eine verantwortliche Person, eine Frist und ein schriftliches Ergebnis hat, wenn vertrauliche Informationen nur bei denen liegen, die sie brauchen, und wenn später niemand rekonstruieren muss, wer was warum entschieden hat. Dieser Beitrag geht die Phasen durch, nennt die Fragen, die jede Phase beantworten sollte, und zeigt, wie EnaTTO sie erfasst.
Warum der Weg von der Meldung zur Lizenz verloren geht
Die meisten Transferstellen kennen die Phasen. Was fehlt, ist die Dokumentation dazwischen:
- Die Meldung kommt per E-Mail, die Bewertung liegt in einem separaten Dokument, das Ausschussprotokoll in einem anderen Ordner.
- Niemand sieht, dass die erfindende Person die Arbeit nächsten Monat auf einer Konferenz vorstellen will, obwohl das für die Patentfähigkeit wichtig sein kann.
- Die Entscheidung fällt, aber ihre Begründung und die Frage der Inhaberschaft stehen nicht beim Vorgang.
- Jahre später bringt eine Lizenz Erlöse, und die Stelle muss mühsam zusammensuchen, zu welcher Meldung, welcher Patentfamilie und welchem Vertrag sie gehört.
Ein Workflow ersetzt kein Urteil. Er sorgt dafür, dass das Urteil zur richtigen Zeit eingeholt und das Ergebnis aufbewahrt wird.
Phase 1: die Meldung
Eine gute Erfindungsmeldung beantwortet einige Fragen klar: Was ist die Erfindung und welches Problem löst sie? Wer hat beigetragen, auch Personen außerhalb der Einrichtung? Wann ist sie entstanden, aus welcher Förderung stammt sie, und wurde oder wird etwas veröffentlicht oder vorgetragen?
Der letzte Punkt verdient ein eigenes Feld. Ein geplanter Artikel, ein Poster oder ein Vortrag ist ein Termin, den die Transferstelle kennen muss, bevor er stattfindet. Behandeln Sie ihn als Frist, nicht als Bemerkung im Freitext.
In EnaTTO wird eine Erfindungsmeldung standardmäßig als vertraulich angelegt. Erfinderinnen und Erfinder können intern oder extern sein; Beitragsanteile werden so erfasst, wie sie eingegeben werden, und das System weist darauf hin, wenn sie nicht 100 ergeben, zieht daraus aber keine rechtlichen Schlüsse. Geplante Veröffentlichungen und Vorträge werden bei der Meldung erfasst und als IP-Frist verfolgt; externe Nutzer sehen sie nicht, und solange die IP-Prüfung der Einrichtung nicht erfasst ist, erscheinen sie weder in Exporten noch in Benachrichtigungstexten oder Berichtsdetails.
Phase 2: Vorprüfung und Bewertung
Die Transferstelle prüft zunächst, ob die Meldung vollständig genug für eine Bewertung ist. Dann entscheidet sie, welche Bewertungen dieser Fall braucht. Nicht jede Meldung braucht jede Prüfung: Ein Softwarewerkzeug braucht vielleicht eine wirtschaftliche Einschätzung und eine Prüfung der Inhaberschaft, eine neue Verbindung eine Recherche zum Stand der Technik und ein Gutachten zur Patentfähigkeit.
In EnaTTO folgt die Workflow-Vorlage für Erfindungsmeldungen der Reihenfolge Entwurf → Vorprüfung → Bewertung → Ausschuss → Entscheidung der Einrichtung. In der Bewertungsphase wählt die zuständige Fachkraft der Transferstelle je Meldung, welche Bewertungen nötig sind (technisch, wirtschaftlich, Patentfähigkeit, Stand der Technik, Inhaberschaft) und wer sie übernimmt. Gutachtende können intern oder extern sein; externe Gutachtende erhalten einen befristeten Zugang, der nach Ablauf serverseitig endet. Jede gutachtende Person sieht nur die eigene Bewertung, die erfindende Person nur das, was mit ihr geteilt wird, und der Fall geht erst an den Ausschuss, wenn alle gewählten Bewertungen abgeschlossen sind.
Phase 3: Ausschuss und Entscheidung der Einrichtung
Ein Ausschuss gibt der Entscheidung Gewicht und verteilt Verantwortung. Am besten funktioniert er mit klarer Tagesordnung, Beschlussfähigkeit, einer Erklärung zu Interessenkonflikten, wo nötig, und einem begründeten, erfassten Ergebnis.
EnaTTO führt Ausschüsse mit Mitgliedern und Rollen (Vorsitz, Mitglied, Berichterstattung), Beschlussfähigkeit, Sitzungen, Anwesenheit und Tagesordnung. Mitglieder erklären Interessenkonflikte; Stimmen werden standardmäßig als Summe erfasst oder, wenn die Organisation es einschaltet, je Person. Ausschussmitglieder haben für die Sitzung und 30 Tage danach Zugriff auf die Datensätze der Tagesordnung; wer später in einen Ausschuss eintritt, erhält dadurch keinen Zugriff auf streng vertrauliche Tagesordnungspunkte.
Die Entscheidung der Einrichtung ist ein eigener Datensatz: schützen, nicht schützen, an die Erfindenden freigeben, zurückstellen oder als Geschäftsgeheimnis behalten, mit einer Notiz zur Inhaberschaft und der Begründung. EnaTTO erfasst die Entscheidung der Einrichtung; Inhaberschaft, Rechte der Erfindenden oder Erlösanteile leitet es nie aus der Zugehörigkeit oder anderen Daten ab. Braucht die Organisation eine zweite Freigabestufe, etwa durch das Präsidium, kann sie diese optionale Stufe in den Workflow-Einstellungen einschalten.
Phase 4: Schutz
Nach der Schutzentscheidung geht es um Fristen: Prioritätsjahr, nationale Phase nach PCT, Jahresgebühren, Amtsbescheide und Kosten.
Eine bestätigte Schutzentscheidung legt in EnaTTO einen Portfolio-Datensatz an. Patentanmeldungen werden je Amt geführt (etwa DPMA, EPO, WIPO/PCT, USPTO oder die nationalen Ämter der Länderprofile), mit Statusverlauf, Amtskorrespondenz, befristetem Zugang für die beauftragte Patentanwaltskanzlei und Kosten je Währung. Fristen werden aus dem Amtsprofil und Ihren Datumsangaben vorgeschlagen und von einer Person bestätigt; Erinnerungen folgen 30, 7 und 1 Tag vorher. Bei veröffentlichten Anmeldungen vergleicht der EPO-Abgleich die veröffentlichten Daten und den Status im EP-Register mit Ihrem Datensatz, und Sie entscheiden, was übernommen wird.
Phase 5: vom Patent zur Technologie
Lizenznehmer kaufen keine Patentnummern, sondern eine Technologie. Ein Technologie-Datensatz sollte alles bündeln, was das Angebot ausmacht: Patentfamilie, ursprüngliche Meldung, zugehörige Projekte, Dokumente und Know-how, Reifegrad und eine Markteinschätzung.
In EnaTTO verknüpft eine Technologie IP-Bestände, Erfindungsmeldungen, Projekte, Dokumente und Know-how. Sie führt einen TRL-Verlauf (1–9) und Marktbewertungen, die die Transferstelle vergibt; das System berechnet oder empfiehlt keine Werte. Eine Kurzdarstellung, die nach außen gezeigt werden darf, wird getrennt von der internen technischen Beschreibung geführt.
Phase 6: Katalog, Interesse und Verhandlung
Eine Technologie zu veröffentlichen ist ein bewusster Schritt. Der öffentliche Technologiekatalog von EnaTTO zeigt nur, was die Transferstelle veröffentlicht: Code, Titel, Kurzdarstellung, Branchen, Schlagwörter und den aktuellen TRL. Für die Veröffentlichung braucht es eine Kurzdarstellung und eine erfasste Entscheidung der Einrichtung zu jeder verknüpften Erfindungsmeldung.
Ein Unternehmen, das „Ich bin interessiert“ wählt, bestätigt seine Anfrage per E-Mail; bestätigtes Interesse wird zum Lizenzinteressenten, und das Kommerzialisierungsteam wird in der Anwendung benachrichtigt. Danach erfassen Sie die Verhandlungsschritte: Besprechung, Telefonat, E-Mail, Vertraulichkeitsvereinbarung, Eckpunkte, Angebot.
Phase 7: Vertrag, Erlöse und Erlösbeteiligung
Lizenz-, Übertragungs- und Optionsverträge werden mit Lizenznehmer, Technologie und den vereinbarten Bedingungen erfasst (Exklusivität, Anwendungsgebiet, Territorium, Einmalzahlung, Lizenzsatz und Bemessungsgrundlage, jährliche Mindestzahlung). Das sind Informationsfelder: EnaTTO berechnet keine Ansprüche oder Forderungen.
Erlöse (Einmalzahlung, Lizenzgebühr, Meilenstein, Mindestzahlung, Unterlizenzanteil) werden zu einem unterzeichneten Vertrag erfasst. Die Erlösbeteiligung wird je Vertrag festgelegt: Die Transferstelle trägt Empfänger und Prozentsätze ein, die Summe darf 100 Prozent nicht übersteigen, und ein Rest wird als „nicht verteilt“ angezeigt. Das System multipliziert lediglich den eingegangenen Betrag mit den eingetragenen Prozentsätzen. Es gibt keine Standardanteile und keine Abzüge.
Was ein nachvollziehbarer Workflow bringt
- Eine Zeitleiste je Vorgang: jeder Übergang, Kommentar, jede Zuweisung, Entscheidung und Frist an einem Ort, im Prüfprotokoll festgehalten.
- Vertraulichkeit, die dem Datensatz folgt: Vertrauliche und streng vertrauliche Vorgänge sehen nur die Beteiligten; ein begründeter Zugriff auf ein streng vertrauliches Dokument wird den Verantwortlichen gemeldet.
- Kennzahlen ohne Zusatzaufwand: Meldungen, Entscheidungsdauer, Schutzquote, Anmeldungen, Erteilungen, Lizenzen und Erlöse fließen aus denselben Datensätzen in die Periodenberichte.
Wenn Sie diesen Workflow mit fiktiven Daten sehen möchten, fordern Sie eine Demo an.