Vertrauliche Erfindungsdaten nur für die, die sie brauchen

Titel und Zusammenfassung öffentlicher Datensätze sieht jede Person mit Lesezugriff auf das Verzeichnis. Interne Datensätze sind dem TTO-Team zugänglich. Vertrauliche Datensätze sieht das berechtigte Personal, jeder Aufruf wird protokolliert. Streng vertrauliche Datensätze sehen nur Mitglieder des Datensatzes; alle anderen, auch die Rolle Eigentümer, öffnen sie mit schriftlicher Begründung, und die Zuständigen werden benachrichtigt.

Berechtigungen haben zwei Ebenen. Ihre Rolle in der Organisation (Eigentümer, Administrator, TTO-Mitarbeitende, Mitglied, institutionelle Leseberechtigung) erlaubt eine Art von Aktion; Ihre Beziehung zum Datensatz (Eigentümer, Erfinder, Teammitglied, Verantwortlich, Prüfer, Externer Gutachter, Patentanwalt, Ausschussmitglied, Betrachter) bestimmt, für welchen Datensatz sie gilt.

Die Rolle Administrator verwaltet Nutzer und Einstellungen ohne automatischen Zugriff auf Fachdatensätze. Die institutionelle Leseberechtigung sieht nur aggregierte Berichte, keine Einzelheiten.

Ein Datensatz ohne Leseberechtigung öffnet sich nicht und erscheint in keiner Liste; auch eine direkt eingegebene Adresse liefert „nicht gefunden“, sodass seine Existenz nicht verraten wird. Externe Personen sehen keine internen Notizen, keine anderen Gutachten und nicht die Begründung der Entscheidung der Einrichtung.

Jede Änderung wird im Prüfprotokoll erfasst, ebenso Aufrufe vertraulicher und streng vertraulicher Datensätze sowie Dokument-Downloads. Das Prüfprotokoll ist in der Datenbank nur erweiterbar: Änderungen und Löschungen werden abgewiesen. Namen und E-Mail-Adressen werden maskiert.