Sicherheit und Vertraulichkeit

In EnaTTO ist eine Organisation zugleich Kunde und Grenze der Datentrennung. Für jede Organisation wird eine eigene Umgebung eingerichtet: Webanwendung, API, Hintergrunddienst, Datenbank und Dokumentenspeicher gehören zu dieser Umgebung, die unter eigener Adresse (code.enatto.com) läuft. Geschäftsdaten verlassen die Umgebung nicht; zwischen Organisationen werden keine Datensätze geteilt.

Eine zweite Organisation derselben Einrichtung, etwa eine Technologiepark-Gesellschaft, wird als eigene Umgebung eingerichtet.

Standardinstallationen laufen in der Huawei Cloud, jede Organisation auf einem eigenen Server; die Datenbank ist eine eigene Datenbank mit eigenem Datenbanknutzer in einem verwalteten Datenbankdienst (RDS). Die Hosting-Region der Umgebung wird bei der Einrichtung gemeinsam mit der Organisation festgelegt und im Vertrag festgehalten.

Jeder Datensatz ist öffentlich, intern, vertraulich oder streng vertraulich. Erfindungsmeldungen sind zunächst vertraulich. Vertrauliche und streng vertrauliche Datensätze sind nur für ihre Mitglieder und ausdrücklich berechtigte TTO-Mitarbeitende zugänglich; jedes Öffnen wird protokolliert.

Wer nicht Mitglied eines streng vertraulichen Datensatzes ist, erhält keinen automatischen Zugriff, auch nicht die Rolle Eigentümer. Der Zugriff wird mit schriftlicher Begründung geöffnet; das wird protokolliert, und die Verantwortlichen des Datensatzes werden benachrichtigt.

Berechtigungen haben zwei Ebenen. Die Rolle (Eigentümer, Administrator, TTO-Mitarbeitende, Mitglied, institutionelle Leseberechtigung) eröffnet eine Art von Aktion; die Beziehung der Person zum Datensatz (Erfinder, Verantwortlich, Prüfer, Externer Gutachter, Ausschussmitglied, Patentanwalt) und die Vertraulichkeitsstufe bestimmen, für welche Datensätze sie gilt. Die Regel wird auf dem Server durchgesetzt, und Listen werden nach derselben Regel gefiltert.

Für Personen ohne Leserecht wird ein Datensatz als „nicht gefunden“ zurückgegeben; nicht einmal seine Existenz wird preisgegeben. Die Rolle Administrator verwaltet Nutzer und Einstellungen, ohne automatischen Zugriff auf Fachdatensätze. Die institutionelle Leseberechtigung sieht nur aggregierte Berichte.

Patentanwälte und externe Gutachter erreichen nur die ihnen zugewiesenen Datensätze und freigegebenen Dokumente, mit befristetem Zugang. Nach Ablauf wird der Zugang auf dem Server geschlossen, auch das wird protokolliert. Externe sehen keine internen Notizen, keine anderen Bewertungen und keine Begründung der Entscheidung der Einrichtung.

Ausschussmitglieder sehen die Datensätze auf der Tagesordnung während der Sitzung und eine begrenzte Zeit danach; wer einem Ausschuss später beitritt, erhält keinen automatischen Zugriff auf streng vertrauliche Tagesordnungspunkte.

Jede Änderung wird in die Prüfkette geschrieben. Auch das Öffnen vertraulicher Datensätze, Dokumentdownloads, Rollenänderungen, das Erteilen und Entziehen von Zugriffen, Exporte und KI-Anfragen werden erfasst. Das Prüfprotokoll wird nur ergänzt: Änderungen und Löschungen lehnt die Datenbank ab. Felder wie Namen und E-Mail-Adressen werden im Protokoll maskiert.

Nutzerinnen und Nutzer melden sich über Logto an und treten einer Organisation per Einladung bei. Single Sign-on mit dem Konto der Einrichtung (SSO) kann eingerichtet werden; bei der ersten Anmeldung wird die Person der Verzeichnisperson mit derselben E-Mail-Adresse zugeordnet.

Unternehmen, Start-up-Bewerbende und Veranstaltungsteilnehmende erhalten kein Konto. Öffentliche Formulare sind durch E-Mail-Bestätigung, Ratenbegrenzung und ein verstecktes Prüffeld geschützt; nicht innerhalb von 48 Stunden bestätigte Einsendungen werden gelöscht.

Datenbank und Dokumentenspeicher werden jede Nacht mit AES-256 verschlüsselt gesichert und 14 Tage aufbewahrt; vor jedem Update wird zusätzlich die Datenbank gesichert. Außerdem schützen automatische Sicherungen des verwalteten Datenbankdienstes mit Point-in-Time-Recovery (mindestens 7 Tage) die Datenbank. Eine Wiederherstellung erfordert eine Bestätigung und wird geprobt: Die Sicherung wird in eine leere Datenbank eingespielt, und alle Tabellen und Dokumentdateien werden abgeglichen.

Standardmäßig verlassen keine Geschäftsdaten die Umgebung. Es gibt zwei Ausnahmen, die die Organisation ausdrücklich einschaltet: beim Benchmarking nur die von Ihnen geprüften und freigegebenen aggregierten Jahreskennzahlen (keine Datensätze, Namen oder Codes), bei der KI-Unterstützung nur ausgewählte Felder öffentlicher und interner Datensätze. Vertrauliche und streng vertrauliche Datensätze werden auf dem Server abgelehnt und nie gesendet.

Externe Datenquellen werden nur über Kennungen abgefragt: ORCID iD, DOI oder die Veröffentlichungsnummer einer veröffentlichten Patentanmeldung. Eine Anmeldung ohne Veröffentlichungsnummer wird nie extern abgefragt. Benachrichtigungen und E-Mails enthalten keine vertraulichen Inhalte, nur einen Code und einen Link.

Berichte und Listen werden als Excel oder CSV exportiert. Nur die anfordernde Person kann die Datei herunterladen, und sie wird nach 7 Tagen gelöscht. Vertrauliche Zeilen enthalten nur Code und Status; interne Notizen gelangen nie in Dateien.

EnaTTO entscheidet nicht über Patentfähigkeit, Patentinhaberschaft, Erfinderrechte oder Erlösbeteiligung. Diese Angaben tragen Nutzerinnen und Nutzer ausdrücklich ein; das System zieht keine Schlüsse aus der Zugehörigkeit oder anderen Daten, macht keine Vorschläge und setzt keine Standardwerte.

EnaTTO ist darauf ausgelegt, Sie bei Ihren Pflichten nach Regelungen wie der DSGVO und dem KVKK zu unterstützen; das Produkt allein stellt keine Konformität her und erhebt keinen Konformitätsanspruch.

Wenn Sie eine Sicherheitslücke gefunden haben, schreiben Sie bitte an support@enainnovation.com. Wir prüfen die Meldung, melden uns bei Ihnen und informieren Sie über die Behebung.