TTO-Leistung mit Kennzahlen und optionalem Benchmarking messen

Eine Transferstelle misst ihre Leistung gut, wenn jede Zahl eine schriftliche Definition hat, zu einem festgelegten Datum gezählt und neben der Vorperiode gezeigt wird. Ziehen Sie eine klare Linie zwischen Aktivitäten und Ergebnissen, halten Sie vertrauliche Vorgänge aus den Details heraus, aber in den Summen, und Vergleiche mit anderen Einrichtungen werden möglich, ohne einen einzigen Datensatz zu teilen. Dieser Beitrag erklärt, wie Sie solche Kennzahlen aufbauen und wie EnaTTO sie berechnet, verfolgt und, wenn Sie teilnehmen, vergleicht.

Mit Definitionen beginnen, nicht mit DashboardsLink kopieren

„Anzahl der Patentanmeldungen“ klingt eindeutig, bis zwei Personen zählen. Zählt eine Anmeldung, wenn der Datensatz angelegt oder wenn sie eingereicht wurde? Zählt eine PCT-Anmeldung getrennt von den nationalen Phasen, die folgen? Zählt ein zurückgezogener Entwurf?

Für jede Kennzahl gehören vier Dinge aufgeschrieben:

• Definition und Berechnung: was wie gezählt wird, einschließlich der Ausnahmen.
• Zähldatum: das Datum, das bestimmt, in welche Periode ein Datensatz fällt. Eine Patentanmeldung zählt nach ihrem Anmeldedatum, nicht nach dem Tag, an dem jemand sie erfasst hat.
• Periode: Monat, Quartal oder Jahr, ausgerichtet am Geschäftsjahr.
• Quelle: aus welchen Datensätzen die Zahl stammt.

Eine Zahl ohne Definition gehört nicht auf ein Dashboard. Ändert sich die Definition, wird die Historie unvergleichbar; ändern Sie Definitionen daher selten und bewusst.

EnaTTO bringt ein Kennzahlenverzeichnis mit, das diesen Regeln folgt. Jede Kennzahl hat eine Definition, eine Berechnungsmethode, eine Messperiode, ein Zähldatum und eine Quelle. Quartale und Jahre beginnen mit dem Startmonat des Geschäftsjahres aus Ihren Regionaleinstellungen, jede Kennzahl wird mit der Vorperiode gezeigt, und archivierte Datensätze und Entwürfe zählen nur, wenn das ausdrücklich so definiert ist.

Leistungen von Ergebnissen trennenLink kopieren

Eine Transferstelle kann viel beschäftigt sein, ohne wirksam zu sein, und wirksam, ohne beschäftigt zu wirken. Wer beides in einer Liste mischt, verdeckt beides. Eine nützliche Einteilung:

• Aktivitäten: was die Stelle erbracht hat, etwa eingegangene Erfindungsmeldungen, eingereichte Patentanmeldungen, Projektanträge, durchgeführte Schulungen.
• Operative Ergebnisse: wie gut der Prozess funktioniert hat, etwa der Median der Tage von der Meldung bis zur Entscheidung, der Anteil der Meldungen, die geschützt werden, versäumte Fristen, die Erfolgsquote von Industrieanfragen.
• Kommerzialisierungsergebnisse: unterzeichnete Lizenzen und Übertragungen, Lizenz- und Lizenzgebührenerlöse, Ausgründungen.
• Langfristige Wirkung: wirtschaftliche und gesellschaftliche Effekte, die selten in einen Quartalsbericht passen, aber in die Strategie gehören.

Das Kennzahlenverzeichnis von EnaTTO ordnet jede Kennzahl einer dieser Klassen zu, sodass Sie Leistungen und Ergebnisse nebeneinander lesen können statt als eine einzige Liste von Zählungen.

Stichtagskennzahlen brauchen HistorieLink kopieren

Manche Kennzahlen sind Ströme (wie viele Anmeldungen wurden in diesem Quartal eingereicht?), andere Zustände (wie viele Patentfamilien waren am Quartalsende aktiv?). Zustände sind für heute leicht und für das Vorjahr schwer: Die Datenbank zeigt nur den aktuellen Status.

EnaTTO berechnet Kennzahlen zum Periodenende für vergangene Perioden aus der Phasen- und Statushistorie, etwa aus Workflow-Ereignissen und Statusänderungen von Patenten. Endet eine Periode in der Zukunft, wird der heutige Stand verwendet. Erst das macht eine Zahl wie „aktive Patentfamilien zum Jahresende“ für das Vorjahr verlässlich.

Geld und Vertraulichkeit in SummenLink kopieren

Zwei praktische Regeln verhindern irreführende Berichte:

• Beträge bleiben in ihrer Währung. Budget, Kosten und Erlöse werden je Währung summiert; EnaTTO rechnet nicht zwischen Währungen um.
• Vertrauliche Vorgänge zählen, erscheinen aber nicht. Vertrauliche und streng vertrauliche Datensätze gehen in die Summen ein, ihre Titel, Personen und Details erscheinen aber nie in Berichtszeilen. Eine Hochschulleitung mit der Rolle der institutionellen Leseberechtigung sieht Gesamtberichte, ohne Zugriff auf einzelne vertrauliche Erfindungsmeldungen zu erhalten.

Trends statt MomentaufnahmenLink kopieren

Ein einzelnes Quartal sagt wenig. Trends zeigen, ob eine Prozessänderung etwas bewirkt hat. In den Berichten von EnaTTO verfolgen Sie ausgewählte Kennzahlen über die letzten 2 bis 12 Monate, Quartale oder Jahre. Jede Kennzahl hat ein eigenes Diagramm (unterschiedliche Einheiten, keine doppelten Achsen) und eine Tabellenansicht; Geldkennzahlen erscheinen je Währung als eigene Reihe.

Kennzahlen, die Sie regelmäßig ansehen, speichern Sie als Kennzahlenset. Ein Set ist zunächst persönlich; Teilen oder Planen erfordert die Exportberechtigung. Ein geplantes Set verschickt nach Ende einer Periode eine E-Mail-Zusammenfassung mit der letzten abgeschlossenen Periode und der davor an die Empfänger, die Sie unter den Mitgliedern mit Berichtszugriff auswählen. Die Zusammenfassung enthält nur Summen und Beträge, keine Namen oder Codes von Datensätzen.

Exporte für die Berichte, die Sie ohnehin liefernLink kopieren

Die meisten Stellen berichten in einem festen Format an die eigene Leitung und an Fördergeber oder Ministerien. Periodenkennzahlen, die IP- und Projektübersichten und zentrale Listen lassen sich aus EnaTTO als Excel oder CSV exportieren. Exporte werden im Hintergrund erstellt, nur die anfordernde Person kann sie herunterladen, und nach 7 Tagen werden sie gelöscht. Vertrauliche Zeilen enthalten in Exportdateien nur Code und Status.

Länderprofile kennzeichnen Kennzahlen, die zu einem Berichtsrahmen gehören (etwa die TÜBİTAK-1513-Monitoringkennzahlen in der Türkei, HE-BCI im Vereinigten Königreich, ASTP für Deutschland, die Niederlande, die Schweiz und das allgemeine Profil). Das sind Kennzeichnungen; die Spalten offizieller Vorlagen werden zugeordnet, sobald eine Mustervorlage vorliegt.

Benchmarking: vergleichen, ohne Datensätze zu teilenLink kopieren

Interne Trends beantworten die Frage „Werden wir besser?“. Benchmarking beantwortet „Wo stehen wir im Vergleich zu ähnlichen Stellen?“. Unsorgfältig umgesetzt, legt es sensible Informationen offen. Gut umgesetzt, teilt es so wenig wie möglich.

Das Benchmarking in EnaTTO ist optional und funktioniert so:

• Was geteilt wird: nur die Werte von 28 ausgewählten Kennzahlen als Quoten, Dauern und Werte sowie Zählungen umgerechnet je 100 Beschäftigte der Einrichtung. Die Zahl der Beschäftigten selbst wird nicht übermittelt. Beträge, operative Kennzahlen, Datensätze, Namen und Codes werden nie geteilt.
• Einmal im Jahr, nach Ihrer Freigabe: Eine Person mit Integrationsberechtigung sieht die Werte des letzten abgeschlossenen Geschäftsjahres in der Vorschau und gibt sie frei. Die Werte werden auf dem Server neu berechnet; hat sich das Jahr nach der Vorschau geändert, wird die Übermittlung abgelehnt.
• Vergleichsgruppe: gleiches Land und gleicher Einrichtungstyp (Hochschule, Forschungsinstitut, Technologiepark, Klinik, öffentliche Einrichtung, Sonstige). Gibt es weniger als 5 Organisationen, wird derselbe Typ über alle Länder verglichen; reicht auch das nicht, wird die Kennzahl nicht angezeigt.
• Was Sie sehen: nur unteres Quartil, Median und oberes Quartil. Minimum und Maximum werden nie zurückgegeben, und nur Organisationen, die für das Jahr übermittelt haben, sehen ihre Vergleichsgruppe. Die Lageangabe (unterhalb, innerhalb oder oberhalb der mittleren Hälfte) ist keine Wertung.
• Jederzeit austreten: Der Austritt löscht alle Ihre Übermittlungen, in ENA Cloud und lokal.

Eine kurze ChecklisteLink kopieren

1. Schreiben Sie für jede berichtete Kennzahl Definition, Zähldatum und Quelle auf.
2. Teilen Sie Ihre Liste in Aktivitäten, operative Ergebnisse und Kommerzialisierungsergebnisse.
3. Zeigen Sie jede Zahl mit der Vorperiode und betrachten Sie Trends, bevor Sie Schlüsse ziehen.
4. Halten Sie vertrauliche Vorgänge in den Summen und aus den Details heraus.
5. Vergleichen Sie sich mit anderen nur über aggregierte, freigegebene Werte.

Um Kennzahlenberichte und die Benchmarking-Vorschau mit fiktiven Daten zu sehen, fordern Sie eine Demo an.