Workflows
Wie EnaTTO-Workflows Meldungen, Projektanträge und Dokumente durch Phasen, Aufgaben, Fristen und Genehmigungen führen und wie Sie sie anpassen und versionieren.
- EnaTTO-Anwendung
Dieser Artikel wurde mit einer älteren Version geprüft. Ansichten oder Schritte können in der aktuellen Version abweichen.
Ein Workflow legt fest, welche Phasen ein Datensatz durchläuft, wer in jeder Phase handelt und bis wann. EnaTTO bringt drei vorgefertigte Workflows mit. Ihre Organisation passt deren Namen, Fristen, Genehmigungsstufen und die Personen an, die Aufgaben erhalten; Phasen hinzufügen oder entfernen kann sie nicht.
| Workflow | Phasen |
|---|---|
| Erfindungsmeldung | Entwurf → Vollständigkeitsprüfung → Bewertung → Ausschuss → Entscheidung der Einrichtung → Entschieden (oder Zurückgezogen) |
| Projektantrag | Antragsvorbereitung → Interne Genehmigung → Bereit zur Einreichung → In Prüfung → In Bearbeitung → Abgeschlossen (oder Beendet, Abgelehnt, Zurückgezogen) |
| Dokumentfreigabe | Vorbereitung → Prüfung und Genehmigung → Genehmigt |
Erforderliche Rolle
- In einer Phase handeln: die Personen, die die Phase benennt (zum Beispiel die Erfindenden in Entwurf, der Pool IP-Fachkräfte in Vollständigkeitsprüfung).
- Workflow-Einstellungen und Pools ändern: Workflows konfigurieren (Eigentümer, Administrator).
Die Workflow-Karte eines Datensatzes
Datensätze mit einem Workflow zeigen eine Workflow-Karte mit den Phasen (erledigt, aktuelle Phase, ausstehend), der Frist der aktuellen Phase und den Aktionen, die Sie ausführen dürfen, etwa Beim TTO einreichen oder Genehmigen. Manche Aktionen verlangen eine Erläuterung, manche setzen Bedingungen voraus, zum Beispiel „Mindestens eine erfindende Person“. Fehlt eine Bedingung, nennt EnaTTO sie Ihnen.
- Notiz hinzufügen schreibt eine Notiz in den Verlauf des Datensatzes. Schalten Sie Interne Notiz ein, damit nur Personen sie sehen, die den Datensatz bearbeiten können; externe Gutachter und Patentanwälte sehen interne Notizen nie.
- Workflow abbrechen (nur TTO) schließt die offenen Phasenaufgaben; der Datensatz selbst wird nicht geändert, und der Workflow kann erneut gestartet werden.
- Verlauf listet jede Aktion, Genehmigung, Notiz, Erinnerung und überschrittene Frist mit Person und Zeitpunkt auf.
Erfindungsmeldungen und Projektanträge starten ihren Workflow automatisch, wenn sie angelegt werden. Bei einem Dokument starten Sie die Dokumentfreigabe bei Bedarf auf der Dokumentseite.
Aufgaben, Fristen und Eskalation
Wenn ein Datensatz eine Phase erreicht, erhalten die Personen im Pool der Phase (oder in der Datensatzrolle, die sie benennt) eine Aufgabe unter Meine Aufgaben und eine Benachrichtigung. Jede Phase kann eine Frist in Tagen haben, Erinnerungen eine bestimmte Anzahl von Tagen vorher und einen Pool, der bei Fristüberschreitung benachrichtigt wird. Eine überschrittene Frist verschiebt oder schließt den Datensatz nie; darüber entscheidet ein Mensch. Wenn die Phase weitergeht, werden ihre offenen Aufgaben geschlossen.
Pools
Öffnen Sie Workflows. Unter Personenpools zeigt jeder Pool die Workflows, die ihn verwenden, und seine Mitglieder. Person hinzufügen nimmt ein Mitglied der Organisation in den Pool auf; Entfernen nimmt es wieder heraus (seine offenen Aufgaben bleiben bestehen; in neuen Phasen erhält es keine Aufgaben). Eine Phase mit leerem Pool erzeugt keine Aufgaben, füllen Sie die Pools also, bevor Sie beginnen.
| Workflow | Pools |
|---|---|
| Erfindungsmeldung | IP-Fachkräfte, IP-Verantwortliche, TTO-Leitung, Prorektorat für Forschung |
| Projektantrag | Forschungsförderung, Antragsgenehmigung (Genehmigende), Projektverantwortliche |
| Dokumentfreigabe | Dokumentprüfung (Prüfende), Dokumentfreigabe (Genehmigende), TTO-Verantwortliche |
Workflow-Einstellungen ändern
Gehen Sie zu Workflows und öffnen Sie einen Workflow unter Workflow-Definitionen.
Für jede Phase können Sie Folgendes ändern: Phasenname (Türkisch), Phasenname (Englisch) und die Beschreibungen; die Frist (Dauer (Tage), Erinnerungen (Tage vorher), Bei Überschreitung benachrichtigter Pool); optionale Genehmigungsstufen, zum Beispiel die zweite Stufe (Prorektorat) der Entscheidung der Einrichtung oder der internen Genehmigung eines Projekts, die standardmäßig ausgeschaltet sind; Erforderliche Bedingungen für eine Aktion; und bei einer Ausschussphase Entscheidender Ausschuss.
Geben Sie optional einen Versionshinweis ein und klicken Sie auf Neue Version veröffentlichen.
Ab jetzt gestartete Workflows verwenden die neue Version. Laufende Workflows werden mit der Version fortgesetzt, mit der sie gestartet wurden. Versionsverlauf listet jede Version mit ihrem Hinweis, der veröffentlichenden Person und der Zahl der Workflows auf, die mit ihr laufen. Wenn EnaTTO eine neue Vorlagenversion ausliefert, werden Ihre Änderungen übernommen, und das System veröffentlicht eine neue Version für Sie.
Deutsche Phasennamen
Die deutschen Namen von Phasen und Aktionen werden mit dem Produkt geliefert. Wenn Sie eine Phase umbenennen, zeigt die deutsche Oberfläche dafür Ihren englischen Namen an.
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