Rollen und Berechtigungen
Die fünf Organisationsrollen in EnaTTO, ihre Möglichkeiten sowie Rollen an Datensätzen und Vertraulichkeitsstufen, die den Zugriff auf Datensätze steuern.
- EnaTTO-Anwendung
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Der Zugriff in EnaTTO funktioniert auf zwei Ebenen. Die Rolle in der Organisation bestimmt, welche Menüs und Arten von Aktionen Ihnen zur Verfügung stehen. Ihre Rolle an einem Datensatz (Erfinder/in, Gutachter/in, Teammitglied, Patentanwalt usw.) und die Vertraulichkeitsstufe des Datensatzes bestimmen, welche Datensätze Sie tatsächlich öffnen können. Beides ist nötig: Eine Rolle setzt die Regeln eines Datensatzes nicht außer Kraft, und eine Rolle an einem Datensatz verleiht keine Menüberechtigungen, die Ihnen fehlen.
Rollen in der Organisation
| Rolle | Wer | Was sie kann |
|---|---|---|
| Eigentümer | TTO-Leitung oder Vertretung der Einrichtung | Alle Berechtigungen, einschließlich des Lizenzbereichs |
| Administrator | Systemadministration | Nutzer, Organisationseinstellungen, Integrationen, Wartung, Prüfprotokoll, Verzeichnis- und Workflow-Einstellungen. Kein automatischer Zugriff auf IP-, Projekt- oder andere Moduldatensätze |
| TTO-Mitarbeitende | TTO-Verantwortliche und Fachkräfte | Verwaltet die Moduldatensätze: Erfindungsmeldungen, Portfolio, Projekte, Industrie, Start-ups, Akademie, Kommerzialisierung, Dokumente; Berichte und Exporte; weist Aufgaben zu |
| Mitglied | Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, Studierende, Industrievertretungen, externe Gutachter, Ausschussmitglieder | Legt Erfindungsmeldungen sowie Projektideen und -anträge an; sieht das Verzeichnis, die Dokumente und die mit ihm geteilten Datensätze; bearbeitet das eigene Expertiseprofil |
| Institutionelle Leseberechtigung | Prorektorat, Forschungskoordination | Nur aggregierte Berichte, nie Details von Datensätzen |
Die Rolle Administrator hat bewusst keinen Zugriff auf vertrauliche Erfindungen. Wenn dieselbe Person auch TTO-Aufgaben übernimmt, geben Sie ihr stattdessen die Rolle Eigentümer.
Dieselbe Übersicht finden Sie im Verwaltungsbereich unter Nutzer → Rollen & Berechtigungen. Sie können sie Nach Rolle oder Nach Berechtigung anzeigen.
Berechtigungen nach Rolle
| Berechtigung | Eigentümer | Administrator | TTO-Mitarbeitende | Mitglied | Institutionelle Leseberechtigung |
|---|---|---|---|---|---|
| Organisationsidentität und regionale Einstellungen, Integrationen, Wartung, Software-Support | Ja | Ja | Nein | Nein | Nein |
| Lizenz | Ja | Nein | Nein | Nein | Nein |
| Nutzer, Protokolle (Prüfprotokoll) | Ja | Ja | Nein | Nein | Nein |
| Verzeichnis verwalten | Ja | Ja | Ja | Nein | Nein |
| Verzeichnis anzeigen | Ja | Ja | Ja | Ja | Nein |
| Dokumente verwalten | Ja | Nein | Ja | Nein | Nein |
| Dokumente anzeigen | Ja | Nein | Ja | Ja | Nein |
| Workflows konfigurieren | Ja | Ja | Nein | Nein | Nein |
| Aufgaben zuweisen | Ja | Nein | Ja | Nein | Nein |
| Erfindungsmeldungen anlegen | Ja | Nein | Ja | Ja | Nein |
| Geistiges Eigentum verwalten | Ja | Nein | Ja | Nein | Nein |
| Projektideen und Anträge anlegen | Ja | Nein | Ja | Ja | Nein |
| Projekte und Förderkatalog verwalten | Ja | Nein | Ja | Nein | Nein |
| Aggregierte Berichte anzeigen | Ja | Nein | Ja | Nein | Ja |
| Berichte und Listen exportieren | Ja | Nein | Ja | Nein | Nein |
| Industriekooperation, Start-up-Programme, Schulungen und Veranstaltungen, Technologieportfolio und Lizenzierung verwalten | Ja | Nein | Ja | Nein | Nein |
Eine Rollenänderung wird wirksam, nachdem sich die Person ab- und wieder angemeldet hat.
Rollen an einem Datensatz
Datensätze haben eigene Rollen, die vom TTO oder von einem Workflow vergeben werden. Sie sind keine Rollen in der Organisation: Dieselbe Person kann bei einer Erfindungsmeldung Erfinderin und bei einer anderen Gutachterin sein.
| Rolle am Datensatz | Was sie gewährt |
|---|---|
| Eigentümer (die Person, die den Datensatz angelegt hat) | Sieht ihn; bearbeitet ihn als Entwurf; kann ihn einreichen oder zurückziehen |
| Erfinder | Sieht die Erfindungsmeldung; bearbeitet sie, solange sie ein Entwurf ist |
| Teammitglied | Sieht das Projekt |
| Verantwortlich (IP-Fachkraft des TTO) | Verwaltet den Datensatz und seinen Workflow |
| Prüfer / Externer Gutachter | Sieht den Datensatz und nur die eigene Bewertung; der Zugriff endet zu einem festgelegten Datum |
| Ausschussmitglied | Sieht Datensätze der Tagesordnung bis 30 Tage nach der Sitzung |
| Patentanwalt | Sieht nur die zugewiesenen Portfoliodatensätze und Anmeldungen; der Zugriff endet zu einem festgelegten Datum |
| Betrachter | Nur Lesezugriff |
Externe Gutachter und Patentanwälte sehen nie interne Notizen, andere Bewertungen oder die Begründung der Entscheidung der Einrichtung.
Vertraulichkeitsstufen
Jede Erfindungsmeldung, jedes Dokument und viele weitere Datensätze haben eine von vier Stufen: Öffentlich, Intern, Vertraulich und Streng vertraulich. Erfindungsmeldungen beginnen als Vertraulich.
- Vertraulich eingestufte Datensätze sind für ihre Mitglieder am Datensatz und für TTO-Mitarbeitende mit der passenden Modulberechtigung zugänglich; jedes Öffnen wird protokolliert.
- Streng vertraulich eingestufte Datensätze sind nur für ihre Mitglieder am Datensatz zugänglich. Niemand, auch kein Eigentümer, sieht sie automatisch. Bei Dokumenten kann eine verwaltende Person mit schriftlicher Begründung einen Zugriff für 30 Tage öffnen; dies wird protokolliert, und die Verantwortlichen werden benachrichtigt.
- Berichte zählen vertrauliche Datensätze in den Summen mit, listen aber nie ihre Titel oder Personen auf.
Wenn Sie einen Datensatz nicht sehen dürfen, zeigt EnaTTO „nicht gefunden“ an, statt seine Existenz preiszugeben. Siehe Vertraulichkeit und Zugriff.
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