Dokumentenablage
Richtlinien, Vorlagen, Verträge und Berichte in der EnaTTO-Dokumentenablage verwalten – mit Versionen, Vertraulichkeitsstufen, Zugriff und Freigabe-Workflow.
- EnaTTO-Anwendung
Dieser Artikel wurde mit einer älteren Version geprüft. Ansichten oder Schritte können in der aktuellen Version abweichen.
Dokumente ist die Dokumentenablage von EnaTTO: Richtlinien und Ordnungen, Vorlagen, Verträge, Formulare, Berichte, Präsentationen und Korrespondenz. Jedes Dokument hat eine Vertraulichkeitsstufe und einen Versionsverlauf. Andere Datensätze (Erfindungsmeldungen, Verträge, Veranstaltungen, Ausschussbeschlüsse) verweisen über den Code auf Dokumente, statt selbst Dateien zu speichern.
Erforderliche Rolle
- Dokumente verwalten (TTO-Mitarbeitende, Eigentümer): alle Dokumente, im Rahmen der Zugriffsregeln.
- Dokumente anzeigen (Mitglied): die Dokumente, auf die die Person Zugriff hat.
Dokument hinzufügen
Gehen Sie zu Dokumente → Dokument hinzufügen. Geben Sie Titel, Beschreibung, Typ (Richtlinie / Ordnung, Vorlage, Vertrag, Formular, Bericht, Präsentation, Korrespondenz, Sonstiges) und die Vertraulichkeit an.
Klicken Sie auf der Dokumentseite auf Datei hochladen. Akzeptiert werden PDF-, Office-, OpenDocument-, Text-, Bild- und ZIP-Dateien bis 50 MB.
Den Code des Dokuments (zum Beispiel DC4K7M2Q) geben Sie an anderer Stelle ein, um es anzuhängen.
Versionen
Neue Version hochladen fügt eine Version mit optionaler Versionsnotiz hinzu; frühere Versionen bleiben unter Versionen erhalten, mit Angabe, wer sie wann hochgeladen hat. Herunterladen lädt eine bestimmte Version herunter. Jede Ansicht und jeder Download eines vertraulichen oder streng vertraulichen Dokuments wird im Prüfprotokoll erfasst.
Zugriff
Die Karte Zugriff zeigt, wer das Dokument in welcher Rolle sehen kann. Person hinzufügen gibt einem Mitglied der Organisation eine Rolle für dieses Dokument (zum Beispiel Betrachter, Prüfer, Externer Gutachter oder Patentanwalt), mit optionalem Enddatum und Grund. Für externe Gutachter und Patentanwälte ist ein Enddatum erforderlich; danach endet der Zugriff automatisch. Zugriff entziehen nimmt ihn wieder weg. Siehe Vertraulichkeit und Zugriff.
Freigabe
Ein Dokument kann den Workflow Dokumentfreigabe durchlaufen: Vorbereitung → Prüfung und Genehmigung → Genehmigt. Starten Sie ihn auf der Dokumentseite; zum Einreichen muss eine Datei hochgeladen sein. Prüfende und Genehmigende kommen aus den Pools Dokumentprüfung (Prüfende) und Dokumentfreigabe (Genehmigende). Siehe Workflows.
Verwandte Artikel
Nicht gefunden, was Sie suchen?
Unser Support-Team hilft Ihnen gern, von Workflow-Einstellungen bis zu Berichten. Bitte geben Sie Ihren Organisationscode an.
Lizenzverträge, Erlöse und Erlösbeteiligung
Lizenz-, Übertragungs- und Optionsverträge in EnaTTO erfassen, dazu die eingegangenen Erlöse und ihre Verteilung nach Prozentsätzen, die das TTO selbst eingibt.
Vertraulichkeit und Zugriff
Die vier Vertraulichkeitsstufen in EnaTTO, wer vertrauliche Datensätze sieht, begründeter und befristeter Zugriff und was EnaTTO nie verlässt.