TTO performansını göstergelerle ve isteğe bağlı kıyaslamayla ölçmek

Bir teknoloji transfer ofisi performansını, her sayının yazılı bir tanımı olduğunda, belirli bir tarihe göre sayıldığında ve önceki dönemle yan yana gösterildiğinde iyi ölçer. Faaliyet çıktılarıyla sonuçlar arasına net bir çizgi çekin, gizli dosyaları ayrıntının dışında ama toplamların içinde tutun; o zaman tek bir kayıt paylaşmadan başka kurumlarla karşılaştırma yapmak da mümkün olur. Bu yazı böyle göstergelerin nasıl kurulacağını ve EnaTTO'nun onları nasıl hesapladığını, izlediğini ve katılırsanız nasıl kıyasladığını anlatır.

Panolardan değil, tanımlardan başlayınBağlantıyı kopyala

"Patent başvuru sayısı" iki kişi sayana kadar açık görünür. Başvuru kayıt açıldığında mı, başvuru yapıldığında mı sayılır? PCT başvurusu, ardından gelen ulusal aşama girişlerinden ayrı mı sayılır? Geri çekilmiş bir taslak sayılır mı?

Her gösterge için dört şey yazılmalıdır:

• Tanım ve hesap: neyin, nasıl sayıldığı; dışarıda kalanlar dahil.
• Sayım tarihi: kaydın hangi döneme düşeceğini belirleyen tarih. Patent başvurusu, birinin kaydı girdiği güne göre değil, başvuru tarihine göre sayılır.
• Dönem: ay, çeyrek ya da yıl; mali yılınıza göre.
• Kaynak: sayının hangi kayıtlardan geldiği.

Tanımı olmayan sayı panoda yer almamalıdır. Tanım değişirse geçmiş karşılaştırılamaz hale gelir; bu yüzden tanımları seyrek ve bilinçli değiştirin.

EnaTTO bu kurallara uyan bir gösterge sözlüğüyle gelir. Her göstergenin tanımı, hesap yöntemi, ölçüm dönemi, sayım tarihi ve kaynak varlığı vardır. Çeyrek ve yıllar bölge ayarlarındaki mali yıl başlangıç ayından başlar, her gösterge önceki dönemle birlikte gösterilir, arşivlenmiş ve taslak kayıtlar aksi belirtilmedikçe sayılmaz.

Çıktıları sonuçlardan ayırınBağlantıyı kopyala

Bir TTO etkili olmadan yoğun, yoğun görünmeden etkili olabilir. İkisini tek listede karıştırmak ikisini de gizler. Kullanışlı bir sınıflama:

• Faaliyet çıktıları: ofisin ürettikleri; örneğin alınan bildirimler, yapılan patent başvuruları, gönderilen proje başvuruları, düzenlenen eğitimler.
• Operasyonel sonuçlar: sürecin ne kadar iyi işlediği; örneğin bildirimden karara geçen gün sayısının ortancası, korumaya alınan bildirimlerin oranı, kaçırılan süreler, sanayi taleplerinin kazanma oranı.
• Ticarileştirme sonuçları: imzalanan lisans ve devirler, lisans ve royalty geliri, spin-off'lar.
• Uzun vadeli etki: üç aylık rapora nadiren sığan ama stratejide yeri olan ekonomik ve toplumsal etkiler.

EnaTTO'nun gösterge sözlüğü her göstergeyi bu sınıflardan birine atar; böylece çıktıları ve sonuçları tek bir sayım listesi yerine yan yana okuyabilirsiniz.

Dönem sonu göstergeleri geçmiş isterBağlantıyı kopyala

Bazı göstergeler akıştır (bu çeyrekte kaç başvuru yapıldı), bazıları durumdur (çeyrek sonunda kaç patent ailesi aktifti). Durumlar bugün için kolay, geçen yıl için zordur: veritabanı yalnız güncel durumu gösterir.

EnaTTO geçmiş dönemlerin dönem sonu göstergelerini aşama ve durum geçmişinden, örneğin iş akışı olaylarından ve patent durum değişikliklerinden hesaplar. Dönem gelecekte bitiyorsa bugünkü durum kullanılır. Geçen yılın "yıl sonunda aktif patent ailesi" sayısını güvenilir yapan budur.

Toplamlarda para ve gizlilikBağlantıyı kopyala

İki pratik kural yanıltıcı raporları önler:

• Tutarlar kendi para biriminde kalır. Bütçe, masraf ve gelir para birimi başına toplanır; EnaTTO kur çevirisi yapmaz.
• Gizli dosyalar sayılır ama görünmez. Gizli ve çok gizli kayıtlar toplamlara girer, başlıkları, kişileri ve ayrıntıları rapor satırlarında hiç görünmez. Kurumsal izleyici rolündeki bir üniversite yöneticisi, tek tek gizli buluş kayıtlarına erişmeden toplu raporları görür.

Anlık görüntülere değil, eğilimlere bakınBağlantıyı kopyala

Tek bir çeyrek az şey söyler. Eğilimler, süreçteki bir değişikliğin işe yarayıp yaramadığını gösterir. EnaTTO raporlarında seçtiğiniz göstergeleri son 2 ile 12 ay, çeyrek ya da yıl boyunca izleyebilirsiniz. Her göstergenin kendi grafiği (birimler farklı, çift eksen yok) ve tablo görünümü vardır; para göstergeleri her para birimi için ayrı seri olarak gösterilir.

Düzenli baktığınız göstergeleri bir gösterge seti olarak kaydedebilirsiniz. Set varsayılan olarak kişiseldir; paylaşmak ya da zamanlamak dışa aktarma yetkisi ister. Zamanlanmış bir set, dönem bittikten sonra son tamamlanan dönemi ve öncekini içeren bir e-posta özetini, raporları okuyabilen üyeler arasından seçtiğiniz alıcılara gönderir. Özet yalnız toplu sayı ve tutar içerir; kayıt adı ya da kodu içermez.

Zaten vermeniz gereken raporlar için dışa aktarmaBağlantıyı kopyala

Çoğu ofis kendi yönetimine, fon kuruluşlarına ya da bakanlıklara belirli bir biçimde rapor verir. Dönem göstergeleri, IP ve proje panoları ve temel kayıt listeleri EnaTTO'dan Excel ya da CSV olarak dışa aktarılır. Dosyalar arka planda hazırlanır, yalnız isteyen kişi indirir ve 7 gün sonra silinir. Dışa aktarma dosyalarında gizli satırlar yalnız kod ve durumla yer alır.

Ülke profilleri, bir raporlama çerçevesine ait göstergeleri etiketler (örneğin Türkiye'de TÜBİTAK 1513 izleme göstergeleri, Birleşik Krallık'ta HE-BCI, Almanya, Hollanda, İsviçre ve genel profil için ASTP). Bunlar etikettir; resmi şablon sütunları örnek bir şablon paylaşıldığında eşlenir.

Kıyaslama: kayıt paylaşmadan karşılaştırmaBağlantıyı kopyala

İç eğilimler "iyileşiyor muyuz?" sorusunu yanıtlar. Kıyaslama ise "bize benzeyen ofislerle nasıl karşılaştırılıyoruz?" sorusunu. Özensiz yapılırsa hassas bilgiyi açığa çıkarır; iyi yapılırsa mümkün olan en azı paylaşılır.

EnaTTO'da kıyaslama isteğe bağlıdır ve şöyle çalışır:

• Paylaşılan: yalnız seçili 28 göstergenin oran, süre ve puan değerleri ile sayıların 100 kurum personeli başına karşılığı. Personel sayısının kendisi gönderilmez. Tutarlar, operasyon göstergeleri, kayıtlar, adlar ve kodlar hiçbir zaman paylaşılmaz.
• Yılda bir, sizin onayınızla: entegrasyon yetkisi olan bir kişi son tamamlanan mali yılın değerlerini önizler ve onaylar. Değerler sunucuda yeniden hesaplanır; önizlemeden sonra yıl değiştiyse gönderim reddedilir.
• Akran grubu: aynı ülke ve aynı kurum türü (üniversite, araştırma enstitüsü, teknoloji parkı, hastane, kamu kurumu, diğer). 5'ten az organizasyon varsa tüm ülkelerden aynı tür kullanılır; yine yetmezse gösterge gösterilmez.
• Gördüğünüz: yalnız alt çeyrek, ortanca ve üst çeyrek. En küçük ve en büyük değer hiçbir zaman dönmez; akranları yalnız o yıl gönderim yapmış organizasyonlar görür. Konum metni (orta yarının altında, içinde, üstünde) iyi ya da kötü anlamı taşımaz.
• İstediğiniz zaman ayrılın: katılımdan çıkış, hem ENA Cloud'daki hem yereldeki tüm gönderimlerinizi siler.

Kısa bir kontrol listesiBağlantıyı kopyala

1. Raporladığınız her gösterge için tanım, sayım tarihi ve kaynak yazın.
2. Listenizi çıktılar, operasyonel sonuçlar ve ticarileştirme sonuçları olarak ayırın.
3. Her sayıyı önceki dönemle gösterin; sonuç çıkarmadan önce eğilime bakın.
4. Gizli dosyaları toplamlarda tutun, ayrıntıda göstermeyin.
5. Akranlarla yalnız toplu ve onaylanmış değerler üzerinden karşılaştırın.

Gösterge raporlarını ve kıyaslama önizlemesini kurgusal verilerle görmek için demo talep edin.