Buluş bildiriminden lisansa: şeffaf bir iş akışı

Bir buluş pazara bir karar zinciriyle ulaşır: biri bildirir, teknoloji transfer ofisi inceler, uzmanlar değerlendirir, komite görüş verir, kurum karar verir; koruma, pazarlama ve lisans ancak bundan sonra gelir. Zincir her adımın bir sorumlusu, bir süresi ve yazılı bir sonucu olduğunda şeffaftır: gizli bilgi yalnız ona ihtiyacı olanlarda kalır, kimin neye neden karar verdiğini sonradan yeniden kurmak gerekmez. Bu yazı aşamaları, her aşamanın yanıtlaması gereken soruları ve EnaTTO'nun bunları nasıl kaydettiğini anlatır.

Bildirimden lisansa giden yol neden kaybolur?Bağlantıyı kopyala

Çoğu TTO aşamaları bilir. Sorun aşamalar arasındaki kayıttadır:

• Bildirim e-postayla gelir, değerlendirme ayrı bir dosyada, komite tutanağı başka bir klasörde durur.
• Mucidin gelecek ay bir kongrede çalışmayı sunacağını kimse görmez; oysa bu patentlenebilirlik için önemli olabilir.
• Karar verilir ama gerekçesi ve sahiplik konusu dosyanın yanına yazılmaz.
• Yıllar sonra bir lisans gelir getirir ve ofis bunun hangi bildirime, hangi patent ailesine ve hangi sözleşmeye ait olduğunu parça parça birleştirmek zorunda kalır.

İş akışı muhakemenin yerine geçmez. Muhakemenin doğru zamanda istenmesini ve yanıtın saklanmasını sağlar.

1. aşama: bildirimBağlantıyı kopyala

İyi bir buluş bildirimi birkaç soruyu açıkça yanıtlar: buluş nedir ve hangi sorunu çözer, kimler katkı verdi (kurum dışındakiler dahil), ne zaman yapıldı, hangi fondan çıktı, yayımlanan ya da yayımlanacak, sunulacak bir şey var mı?

Son soru ayrı bir alanı hak eder. Planlanan bir makale, poster ya da konuşma, ofisin gerçekleşmeden önce bilmesi gereken bir tarihtir. Serbest metindeki bir not gibi değil, bir süre gibi ele alın.

EnaTTO'da bildirim varsayılan olarak gizli açılır. Mucitler kurum içinden ya da dışından olabilir; katkı payları girildiği gibi kaydedilir, toplam 100 değilse sistem uyarır ama bundan hukuki sonuç çıkarmaz. Planlanan yayın ve sunumlar bildirime kaydedilir ve IP süresi olarak izlenir; dış kullanıcılara gösterilmez ve kurumun IP incelemesi kayda geçene kadar dışa aktarmalara, bildirim metinlerine ve rapor ayrıntısına girmez.

2. aşama: ön inceleme ve değerlendirmeBağlantıyı kopyala

TTO önce bildirimin değerlendirilecek kadar eksiksiz olup olmadığına bakar. Sonra bu dosyanın hangi değerlendirmelere ihtiyacı olduğuna karar verir. Her bildirim her incelemeyi gerektirmez: bir yazılım aracı ticari bakış ve sahiplik kontrolü isteyebilir, yeni bir bileşik önceki teknik araştırması ve patentlenebilirlik görüşü.

EnaTTO'da buluş bildirimi iş akışı şablonu Taslak → Ön inceleme → Değerlendirme → Komite → Kurum kararı sırasını izler. Değerlendirme aşamasında TTO uzmanı her bildirim için hangi değerlendirmelerin (teknik, ticari, patentlenebilirlik, önceki teknik, sahiplik) gerektiğini ve kimin yapacağını seçer. Değerlendirenler kurum içi ya da dış uzman olabilir; dış uzmanın erişimi süreli açılır ve süre dolunca sunucuda kapanır. Her değerlendiren yalnız kendi değerlendirmesini, mucit yalnız kendisiyle paylaşılanı görür; seçilen değerlendirmelerin tümü bitmeden dosya komiteye gönderilmez.

3. aşama: komite ve kurum kararıBağlantıyı kopyala

Komite karara ağırlık katar ve sorumluluğu paylaştırır. Açık bir gündem, yeter sayı, gerektiğinde çıkar çatışması beyanı ve gerekçeli bir sonuç kaydıyla en iyi çalışır.

EnaTTO komiteleri üyeler ve rollerle (başkan, üye, raportör), yeter sayı, toplantı, katılım ve gündemle tutar. Üyeler çıkar çatışması beyan eder; oylar varsayılan olarak toplam, organizasyon açarsa kişi bazında kaydedilir. Komite üyeleri gündemdeki kayıtlara toplantı süresince ve sonrasında 30 gün erişir; komiteye sonradan katılmak çok gizli gündem kayıtlarını açmaz.

Kurum kararı ayrı bir kayıttır: koru, koruma, mucitlere bırak, ertele ya da ticari sır olarak tut; sahiplik notu ve gerekçesiyle. EnaTTO kurumun kararını kaydeder; sahipliği, mucit haklarını ya da gelir paylarını akademik bağlılıktan ya da başka bir veriden asla çıkarmaz. Organizasyon ikinci bir onay seviyesine (örneğin rektör yardımcılığı) ihtiyaç duyarsa iş akışı ayarlarından bu isteğe bağlı seviyeyi açabilir.

4. aşama: korumaBağlantıyı kopyala

Koruma kararından sonra iş süre yönetimine döner: rüçhan yılı, PCT ulusal aşama, yıllık ücretler, ofis yazışmaları ve masraflar.

Onaylanan koruma kararı EnaTTO'da bir portföy kaydı açar. Patent başvuruları ofis bazında izlenir (örneğin TÜRKPATENT, EPO, WIPO/PCT, USPTO ya da ülke profillerindeki ulusal ofisler): durum geçmişi, ofis yazışmaları, atanan patent vekiline süreli erişim ve para birimine göre masraflar. Süreler ofis profilinden ve girdiğiniz tarihlerden önerilir, bir kişi onaylar; 30, 7 ve 1 gün önce hatırlatma gelir. Yayımlanmış başvurularda EPO kontrolü yayın verisini ve EP Register durumunu kaydınızla karşılaştırır, neyi güncelleyeceğinizi siz seçersiniz.

5. aşama: patentten teknolojiyeBağlantıyı kopyala

Lisans alan patent numarası değil, teknoloji satın alır. Teknoloji kaydı teklifi oluşturan her şeyi bir araya getirmelidir: patent ailesi, ilk bildirim, ilgili projeler, belgeler ve bilgi birikimi, hazırlık seviyesi ve pazar görüşü.

EnaTTO'da bir teknoloji, IP varlıklarını, bildirimleri, projeleri, belgeleri ve bilgi birikimini (know-how) birbirine bağlar. TRL geçmişini (1–9) ve TTO'nun puanladığı pazar değerlendirmelerini tutar; sistem puan hesaplamaz ya da önermez. Dışarıya gösterilebilecek tanıtım özeti, kurum içi teknik açıklamadan ayrı tutulur.

6. aşama: katalog, ilgi ve müzakereBağlantıyı kopyala

Bir teknolojiyi yayımlamak bilinçli bir adımdır. EnaTTO'nun herkese açık teknoloji kataloğu yalnız TTO'nun yayımladığını gösterir: kod, başlık, tanıtım özeti, sektörler, anahtar sözcükler ve güncel TRL. Yayın için tanıtım özeti ve bağlı her buluş bildiriminde kayıtlı bir kurum kararı gerekir.

"İlgileniyorum" diyen şirket talebini e-postayla doğrular; doğrulanan ilgi bir lisans alan adayı olur ve ticarileştirme ekibine uygulama içinde bildirim gider. Bundan sonra müzakere adımlarını kaydedersiniz: toplantı, telefon, e-posta, gizlilik sözleşmesi, ön şartlar, teklif.

7. aşama: sözleşme, gelir ve gelir paylaşımıBağlantıyı kopyala

Lisans, devir ve opsiyon sözleşmeleri lisans alan, teknoloji ve üzerinde anlaşılan koşullarla (münhasırlık, kullanım alanı, bölge, peşin bedel, royalty oranı ve matrahı, asgari yıllık ödeme) kaydedilir. Bunlar bilgi alanlarıdır: EnaTTO hak ediş ya da borç hesaplamaz.

Gelirler (peşin bedel, royalty, kilometre taşı, asgari ödeme, alt lisans payı) imzalı bir sözleşmeye girilir. Gelir paylaşımı sözleşme başına tanımlanır: alıcıları ve yüzdelerini TTO girer, toplam yüzde 100'ü aşamaz, kalan kısım "dağıtılmamış" görünür. Sistem yalnız alınan tutarı girdiğiniz yüzdelerle çarpar. Varsayılan pay ya da masraf düşme yoktur.

Şeffaf bir iş akışı ne kazandırır?Bağlantıyı kopyala

• Dosya başına tek zaman çizelgesi: her geçiş, yorum, atama, karar ve süre tek yerde, denetim kaydına yazılmış olarak.
• Kayıtla birlikte giden gizlilik: gizli ve çok gizli dosyaları yalnız ilgili kişiler görür; çok gizli bir belgeye gerekçeli erişim sorumlulara bildirilir.
• Ek iş gerektirmeyen göstergeler: bildirimler, karar süresi, korumaya alma oranı, başvurular, tescil, lisanslar ve gelir aynı kayıtlardan dönem raporlarına gelir.

Bu iş akışını kurgusal verilerle görmek isterseniz demo talep edin.